Pengelolaan Administrasi Keuangan Pada Kas Kecil

Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain:
  • Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.
  • Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin.
  • Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil (petty cash box) atau pada sebuah amplop.
  • Penanganannya dilakukan oleh seorang petugas keuangan ditingkatan bawah (junior cashier).

Baca juga: Konsep Dasar Dalam Manajemen Keuangan Sekolah

Perlengkapan Dalam Pengelolaan Administrasi Dana pada Kas Kecil

Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.

Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil.


Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil

a. Fungsi Kas

Pada fungsi ini, pengelola dana kas kecil bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi cek, serta meminta penyerahan cek pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

b. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini memberikan tanggung jawab kepada pengelola kas kecil untuk melakukan pencatatan pengeluaran, transaksi, pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.

c. Fungsi Pemegang Dana

Tanggung jawab yang timbul dari adanya fungsi ini adalah melakukan penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembali dana pada kas kecil.

d. Fungsi Keperluan Pembayaran Tunai

Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil terhadap pembayaran secara tunai yang dilakukan dan mempertanggungjawabkan dana tersebut kepada pemegang dana kas kecil.

e. Fungsi Pemeriksa Intern

Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash count) yang dilakukan secara periodik dan hasil penghitungannya harus memiliki kecocokan dengan catatan kas.


Prosedur Penyediaan Dana pada Kas Kecil

Penyediaan (pembentukan) dana kas kecil harus berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.

Pada perusahaan dengan standar prosedur akuntansi, segala jenis pengeluaran kas memerlukan keterlibatan bagian hutang sehingga sejumlah unit organisasi yang terlibat dalam proses penyediaan dana kas kecil antara lain bagian hutang, bagian kasa, bagian jurnal dan pelaporan, serta bagian pemegang dana kas kecil.

Berikut uraian tugas dari masing-masing bagian tersebut dalam prosedur penyediaan dana kas kecil:

1. Bagian Hutang
  • Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil yang berasal dari kepala bagian keuangan.
  • Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap. Lembar satu dan tiga untuk diserahkan pada bagian kasa dan dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 untuk diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.
  • Melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar. Fungsinya ialah sebagai buku pembantu hutang.
  • Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang sudah dicap lunas oleh bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
  • Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas yang sudah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang tersedia.
  • Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang sudah dicap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.


2. Bagian Kas
  • Menerima bukti pengeluaran kas lembar satu dan tiga disertai lampiran surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
  • Menyediakan dana sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk selanjutnya ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang dalam mengeluarkan kas.
  • Memberikan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar satu dan tiga serta surat pembentukan dana kas kecil.
  • Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar satu ke bagian hutang disertai lampiran surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke-tiga diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.


3. Bagian Jurnal dan Laporan
  • Menerima bukti pengeluaran kas lembar satu yang sudah dicap lunas disertai lampiran surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
  • Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
  • Mengarsipkan bukti pengeluaran kas beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang telah dibayarkan.


4. Pemegang Dana Kas Kecil
  • Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar tiga dari bagian kasa.
  • Mencairkan dana cek ke bank dan menyimpan dana ke kas kecil.
  • Mengarsipkan bukti pengeluaran diurutkan berdasarkan tanggal.



Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Terhadap Pengeluaran Dana Kas Kecil

Ada dua sistem saldo yang biasanya digunakan dalam kas kecil, sistem saldo tetap dan saldo berfluktuasi. Tentu saja hal ini juga menyebabkan prosedur dari kedua sistem tersebut menjadi berbeda.

Pada sistem saldo tetap, biasanya tidak ada pencatatan dalam catatan akuntansi terhadap pengeluaran dana yang terjadi, pemegang dana kas kecil hanya melakukan pengarsipan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil.

Sedangkan pada sistem saldo yang berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan pemakaian dana dan jumlah pengisian dana kas kecil.


Prosedur dalam Pengisian Kembali Dana pada Kas Kecil

Seperti halnya pada permintaan pengeluaran dana kas kecil, dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil juga terdapat perbedaan antara sistem saldo tetap maupun sistem saldo berfluktuasi.

Dalam saldo tetap, pengisian kembali didasarkan atas jumlah uang tunai yang sudah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi berdasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang dibutuhkan oleh pemegang dana kas kecil.

Awal pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara merencanakan terlebih dahulu jumlah kas yang diperlukan guna melakukan sejumlah pembayaran dalam periode tertentu, bisa dalam jangka waktu mingguan atau bulanan.

Setelah ada persetujuan terkait estimasi kebutuhan kas oleh pejabat berwenang (manajer atau direktur keuangan), kemudian cek dibuat dan dicairkan sesuai besaran jumlah estimasi yang sudah disetujui tersebut.

Ayat jurnal atas penyediaan dana kas kecil ini dibuat dengan cara men-debit akun kas kecil dan meng-kredit akun kas (cash in bank).

Dana hasil pencairan cek ini kemudian disimpan oleh seorang petugas yang ditunjuk dan berwenang atas nama organisasi guna membayarkan kas dari dana kas kecil tersebut.

Demi tujuan pengendalian, jumlah maksimum tertentu biasanya akan dibatasi oleh organisasi, dan jenis-jenis pembayaran yang bisa dilakukan atas dana kas kecil pun akan dibatasi pula.

Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan menggunakan sistem saldo tetap atau sistem dana tetap (imprest fund system).

Sebab, pada sistem ini tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan pada akun kas kecil, terkecuali bila memang manajemen organisasi bermaksud untuk melakukan perubahan pada jumlah kas kecil yang telah dibentuk, baik berupa penambahan maupun pengurangan.

Di setiap pembayaran kas kecil, pencatatan dari rincian pembayaran tadi akan dilakukan oleh karyawan yang menangani dana kas kecil tersebut.

Pencatatan dilakukan dalam masing-masing form penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani oleh pihak yang menerima pembayaran dan karyawan yang menangani kas kecil tersebut.

Form yang ditandatangani oleh kedua belah pihak tersebut berisi tentang tanggal dan nominal pembayaran, identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, serta nama akun yang akan dibebankan. Misalnya:
  • Kas kecil yang dibayarkan guna pembelian vas bunga yang akan dimasukkan ke dalam akun beban lainnya.
  • Kas kecil yang dibayarkan untuk biaya angkut pembelian barang dagang yang akan dimasukkan ke dalam beban ongkos angkut masuk (freight-in).
  • Dan sebagainya.


Semua dokumen pendukung harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Besarnya pemakaian dana kas kecil yang tercantum dalam petty cash receipt ditambah dengan sisa kas yang masih tersedia dalam dana kas kecil, sepanjang waktu jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil pada awal pembentukan dana kas kecil.

Agar pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil tersebut lebih terjamin, maka diperlukan adanya pemeriksaan yang dilakukan oleh orang independen (misalnya auditor internal) secara tiba-tiba agar dapat memastikan bahwa pengelolaan dana kas kecil sudah dilakukan dengan baik, artinya tidak ada manipulasi atau penyelewengan dana yang dilakukan secara sengaja.

Pada penggunaan sistem dana tetap, tidak terdapat ayat jurnal yang dibuat dalam mencatat pembayaran kas kecil.

Efek akuntansi dari semua pembayaran kas kecil baru akan mendapat pengakuan atau pencatatan dalam pembukuan (dalam jurnal akuntansi) bilamana kas kecil yang sudah dibayarkan tersebut dilakukan pengisian kembali.

Sedangkan pengisian kembali dana kas kecil akan dilakukan pada interval periode tertentu atau ketika tingkat minimum dari jumlah yang ada telah dicapai dalam dana kas kecil.

Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan atau seperti yang tercantum dalam patty cash receipt.

Permintaan ini biasanya dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil yang bersangkutan atau petty cash custodian.

Pengajuan seluruh petty cash receipt disertai dokumen pendukungnya diberikan ke bagian keuangan untuk kemudian diversifikasi terkait kelayakan dan kevalidan pembayaran kas kecil yang sudah dilakukan oleh karyawan kas kecil yang bersangkutan.

Bagian keuangan akan menyetujui permintaan pengisian kas kecil yang diajukan bila memang tidak ada masalah yang terjadi, dan pembuatan ceknya dilakukan sebesar jumlah penggantian terhadap dana kas kecil tersebut.

Pada waktu yang bersamaan, semua dokumen pendukung yang terkait akan dibubuhi stempel “LUNAS” agar kejadian pembayaran berganda dapat dihindari.

Pengisian kembali dana kas kecil akan membuat dana kas kecil kembali ke jumlah semula seperti awal dibentuk.

Ketika dana kas kecil telah diisi kembali, seluruh akun yang sudah dibebankan atas pengeluaran kas kecil seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit, dan akun kas (cash in bank) akan terkredit.

Sumber:
http://sarahx-akt.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-administrasi-keuangan.html


Related Posts

Pengelolaan Administrasi Keuangan Pada Kas Kecil
4/ 5
Oleh