Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran

Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan proses dokumentasi pengoperasian kantor sehari-harinya. Tugas dari administrasi tersebut biasanya menjadi tanggung jawab dari manajer yang wewenangnya didelegasikan kepada pegawai administrasi perkantoran.

Berdasarkan struktur operasi umum organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi pada umumnya, tanggung jawab pegawai administrasi perkantoran akan berfokus pada keterlibatan dalam pengelolaan berbagai fungsi di lingkungan perusahaan.


Tanggung Jawab Utama Pegawai Administrasi Perkantoran

Salah satu tugas utama pegawai administrasi perkantoran ialah pengelolaan berbagai urusan karyawan yang terkait dengan kantor.

Baca juga: Deskripsi Tugas dan Wewenang Staf Administrasi Akademik di Perguruan Tinggi

Biasanya, pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap staf kantor, dan memastikan bahwa setiap karyawan yang ada pada lingkup kerjanya memiliki sumber daya yang kompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya.

Selain itu, pegawai administrasi perkantoran juga difungsikan untuk memecahkan masalah, memberik dukungan dan bantuan kepada karyawan apabila selama penyelesaian tugas yang dikerjakannya mengalami kendala atau situasi yang tidak biasa.

Pegawai administrasi perkantoran diberikan pula tanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, dan juga memberikan pelatihan atau pengetahuan mengenai pekerjaannya di kantor agar karyawan dapat meningkatkan hubungan kerja dengan pemilik perusahaan.

Seiring dengan pengelolaan dan pemberian dukungan kepada karyawan, pegawai administrasi perkantoran harus melibatkan diri dalam koordinasi untuk perbaikan peralatan atau fasilitas kantor serta menyiapkan dan mengirimkan permintaan barang-barang baru yang dibutuhkan sebagai sumber daya dalam bekerja.

Seringkali pegawai administrasi perkantoran juga dibebankan tugas untuk mengelola perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering dipakai di kantor.

Dengan dana yang telah dianggarkan dan perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya, laju operasi kantor akan dijaga oleh pegawai administrasi perkantoran.

Pemilik perusahaan biasanya mengharuskan pegawai yang menduduki jabatan administrasi perkantoran minimal berpendidikan D2 atau di atasnya dari jurusan yang berhubungan dengan fungsi umum bisnis pada lembaga pendidikan terakreditasi, namun hal ini bergantung pada ruang lingkup keterlibatan administrasi perkantoran yang akan diembannya.

Pada perusahaan berskala besar dengan lingkungan kantor yang kompleks, pegawai administrasi perkantoran mungkin akan membutuhkan gelar S1 sesuai dengan bidang studi yang ditempuhnya.

Kendati demikian, banyak perusahaan yang lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam perusahaan dengan dibekali pelatihan dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Cara ini biasanya akan membuat manajemen perusahaan membantu karyawannya untuk melanjutkan pendidikan dan memperoleh gelar S1 sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dijalaninya.


Tugas-tugas Pekerjaan Pegawai Administrasi Perkantoran

Tugas-tugas pegawai administrasi perkantoran bisa bervariasi dan berbeda di masing-masing perusahaan, namun ada beberapa tugas utama yang membutuhkan kemampuan dasar untuk menempati jabatan ini.

Di antara kemampuan utama yang harus dimiliki pegawai administrasi perkantoran ialah komunikasi dan organisasi. Selain itu juga kemampuan untuk melakukan hubungan telepon dengan baik, kemampuan tulisan dan berbicara juga menjadi kemampuan yang sangat vital.

Sebab, pegawai administrasi perkantoran akan sering melakukan korespondensi dengan orang-orang penting baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Kesuksesan dalam menduduki jabatan sebagai pegawai administrasi perkantoran juga harus didukung dengan kemampuan organisasi yang baik, karena nantinya jabatan ini akan bertanggung jawab di hampir banyak pekerjaan yang menjadi tugas-tugasnya.

Berikut ini kami uraikan beberapa tugas pegawai administrasi perkantoran yang utama.


1. Menjawab dan Melakukan Panggilan Telepon

Menjawab dan melakukan panggilan telepon merupakan tugas utama yang diperlukan bagi pegawai administrasi perkantoran.

Kemampuan menjawab telepon yang baik, suara yang ramah dan penekanan pada hal-hal penting yang perlu disampaikan harus bisa dikuasai dengan baik oleh orang yang berada pada posisi pekerjaan ini.

Pegawai administrasi perkantoran akan sering melakukan pembicaraan bersama konsumen, atasan, penyalur, dan kalangan profesional lainnya.

Menjawab pertanyaan, mengetahui alamat, dan meneruskan panggilan telepon ke atasan atau wakil perusahaan lain akan menjadi tugas Anda sehari-hari.


2. Penjadwalan Acara dan Kegiatan Kantor

Pegawai administrasi kantor biasanya juga akank bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan atau acara yang akan diadakan di perusahaan.

Tidak hanya penjadwalan pada satu orang saja, kemungkinan Anda juga akan bertanggung jawab pada penjadwalan keseluruhan staf yang ada di kantor.

Misalnya, pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan dan rapat mingguan para staf kantor. Dalam beberapa situasi, berfungsi pula sebagai asisten pribadi manajer atau Atasan Anda.


3. Komunikasi Mewakili Perusahaan

Pada beberapa situasi, Anda juga akan dimungkinkan sebagai suara perusahaan. Sering berbicara atas nama atasan atau perusahaan Anda.

Oleh sebab itu, dibutuhkan kemampuan interpersonal yang baik untuk dapat melaksanakan tugas ini. Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang-orang di lingkungan perusahaan saja, tapi juga di luar perusahaan.

Bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan yang perlu disampaikan untuk karyawan maupun dunia luar.

Komunikasi mewakili perusahaan dapat berlangsung secara tatap muka, melalui surat, via telepon, faksimile, maupun lewat email.


4. Entri Data ke Dalam Database Perusahaan

Seorang pegawai administrasi perkantoran mungkin akan bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara data lembar kerja serta memasukkan informasi ke dalam database perusahaan. Namun hal ini bergantung pada profesi dan jenis perusahaan Anda.

Misalnya pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi, menyimpan data lembar kerja dari supplier dan harga material mungkin akan menjadi salah satu tugas pekerjaannya.

Input data dan penyimpanan berbagai catatan rinci mengenai informasi konsumen seperti alamat, nomor kontak, alamat email, dan catatan layanan lainnya juga akan menjadi tugas-tugas pegawai administrasi perkantoran.


5. Pengorganisasian dan Pengarsipan

Tugas ini merupakan kategori yang paling inklusif dan sangat penting. Administrator harus mampu memberi sentuhan organisasi dan efisiensi pada seluruh sumber daya kantor dan aspek penting lainnya pada perusahaan.

Pengorganisasian serta pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan efisien juga menjadi tugas penting dari pegawai administrasi perkantoran.


Deskripsi Pekerjaan Pegawai Administrasi Perkantoran

Pegawai administrasi perkantoran memiliki cakupan berbagai fungsi kerja yang luas. Di antaranya yang paling pokok ialah bertanggung jawab dalam operasionalisasi, organisasi dan tugas-tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumber daya manusia hingga menjaga keseimbangan aset dan keuangan, bergantung dari seperti apa kebijakan dan kondisi pekerjaan dari perusahaan yang bersangkutan.

Tanggung jawab yang diemban oleh pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai kegiatan organisasi yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

Tugas-tugas seorang pegawai administrasi perkantoran memang cukup banyak, di samping harus menjalankan fungsi administrasi, juga sebagai pembangun hubungan baik antara para karyawan dengan manajemen/pemilik perusahaan.

Mengawasi fungsi staf dan memastikan produktivitas tetap terjaga dan melakukan pemeriksaan kualitas kerja juga bisa termasuk dalam pekerjaan pegawai administrasi perkantoran.

Membangun komunikasi dan koordinasi yang baik antara karyawan dan perusahaan serta mempertahankan kedekatan dan kolaborasi yang efektif dalam organisasi juga menjadi tugas kerja jabatan ini.

Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh pegawai administrasi perkantoran merupakan kemampuan bekerja sendiri dan juga bekerja dalam sebuah tim.

Kualifikasi pendidikan dan pengalaman adalah aspek penting yang akan menunjang kemampuan pegawai administrasi perkantoran dalam bekerja dan membangun perusahaan.

Sumber: Google.co.id


Related Posts

Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran
4/ 5
Oleh